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英文メール

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■ ビジネス英文メールの鉄則
・1用件につき、1メールが基本
 1通のメールに書く用件は、原則1つ。2つ以上の用件がある場合は、同じ相手であっても別メールで送る
・結論を最初に書く
 読み始めてすぐに用件が分かるように、結論から書く(ただし相手と距離を縮めたい場合には、あいさつの一文を入れてもいい)
・文章は短く、丁寧に
 分かりやすさ、読みやすさを重視するため、文章は短いほどいい。「日時」「場所」などを知らせる場合は、箇条書きにすると読みやすい
・件名は具体的に
「Thank you」はスパムメールと間違われることも。「Thank you for your visit」(「ご訪問もお礼」のように具体的に書く)
・全角文字・記号は使わない
 全角の文字や記号は、英語環境では文字化けするので使わない。添付ファイルの名前も忘れずにチェックしよう
・(「It's 」「I'm」「isn't」などの短縮形を使う)
 ビジネス文章の場合、短縮形は基本的には使わないが、メールでは使ってよい。むしろ使わないと起こっているような印象を与えることさえあるため、メールの場合は短縮形を使うのが基本という意見がある。
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■ 電話(大事なことなのでここに記す。使えるフレーズを電話の近くに貼っておくことが大事。@からB)
「自己紹介」→「要件」→「電話を切った後に自分がすべきこと」
◇ 電話の会話
・Hello, this is XXX from ABC company.(はい。私はABC社のXXXです。この定型文から始まる)
@ Could you speak a little more slowly ?
(すみませんがもう少しゆっくり話していただけますか?)
・Could you repeat your company's name ? ({聞き取れなければ}社名をもう一度言っていただけますか?)
A I'm afraid I don't speak English very well.
  Could you speak slower, so I can write it down ?
(私はあまり英語を上手く使えないので、ゆっくり話してください。今、書き取りますから)
B Let me confirm what you said. Firstly, ... . Secondly, ... . Finally, ... .
(復唱させていただきます。まずは、2つ目に、最後が ですね)
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■ プロの翻訳者も使っているgoogle活用法
・検索結果の上位10-20個から探す
・URLが「.jp」や「blog」のページは英文ミスもあり要注意
・PDFは公式文書が多く信頼性が高い
・"(ダブルクオーテーションマーク):単語ではなく言い回しを調べられる。
 例:Thank you だとThankとyouの結果が表示される
 例:"Thank you"だと Thank you の結果が表示される
・*(アスタリスク):文章にふさわしい語句を調べられる
 例:"Thank you for * our products"
 アスタリスクの部分に入る単語や文の検索結果が表示される
・入力した英文が間違っていた場合は「もしかして」機能を利用
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■ プロの翻訳者も使っている英辞郎 on the WEBの活用法[5]
・AND検索:そのまま順番に記入
・OR検索:| (Shift + \)
 例: As mentioned earlier | before
 (英訳に便利。どちらが自分の思い描いた表現に近いかが分かる)
・NOT検索:-
 例: explore -探検 -調査
・フレーズ検索:"(ダブルクオーテーションマーク):単語ではなく言い回しを調べられる。
 和訳の際には2-3語まとめて検索するのがコツ
・単語間語数指定検索:
 as {1} is とするとasとisの間に入る1語を検索
 as {1,} is とするとasとisの間に入る1語以上を検索
 as {2} is とするとasとisの間に入る2語を検索
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■ 英文メールの基本
◇ 件名
・Time changes for meeting (会議時間の変更)
・[Important] Time changes for meeting (【重要】会議時間の変更)
・Inquiry about your products (御社製品に関する問い合わせ)
・Order for LCD TV (液晶テレビの注文)
・Request for payment(お支払いのお願い)
・Reservation confirmation(予約の確認)
・Greetings from XX (XXからの挨拶)
・Invitation to trade show(見本市へのご招待)
・Metting request: your new marketing services
(御社の新しいマーケティングサービスについての打ち合わせのお願い)
・Thank you for your invitation (謝辞)
・Inquiry about your products(お問い合わせ)
・Order on Item #101(注文)
・Request for estimate (見積もり)
・Question about your service software development
(御社のサービス、ソフトウェア開発についての質問)
※ 件名に用件のすべてを書いて送る人もいる
※ 冠詞(theなど)を省いた形で書くことがある

◇ 敬称・敬辞
・Dear Mr. Wilson,
・Dear Mr. Mike Wilson,
・Hi Mike,
・Dear Mike,
・Mike san,
・Dear Sir/Madam, (拝啓)
・To whom it may concern, (関係各位)
・Dear Customers, (お客様へ)
・Dear all, (皆様へ)
・To Office manager: (役職名{氏名不明})
・Dear Sir or Madam: (性別不明)
・Ladies and Gentlmen: (複数{御中})
・Dear Sir: (男性{氏名不明})
・Dear Madam: (女性{氏名不明})
※ 初対面の相手には、「Dear Mr. / Ms. 名字, 」が基本。コンマは最後に打つ。
※ 「Dear」の後には名字もしくはフルネームが続く。
※ 相手が日本の「△△-san」を使ってきた場合は同じ様に「-san」を使って返すと親しみが増す。
※ メール送付2回目以降は、「Hi Mike, (改行)About ...」とすぐに用件を書き出して大丈夫です。

◇ 書き出しの表現・挨拶
社外
・I hope all is well with you.
(すべて順調であることを願っています)> お世話になっております。
 ※ 「いつもお世話になっております」は英文メールでは不要です。どうしても入れたい場合は上記のようになります。
 ※ 日本とは逆で、フォーマルなメールほど不要です。同僚など親しい間柄なら記述してよいです。
・I am writing to you for the first time.
(初めてご連絡をさせていただきます)
・Thank you for your e-mail.
(メールをありがとうございました)
・I hope all is well.(お元気のことと思います)
・Greetings from all of us at 会社名. (〜社からご挨拶を申し上げます)
社内 (同僚)
・Hi, John.  How are you doing.
(やあ、ジョン。調子はどうだい?)
・It has been rainy season in Japan.
(日本は雨の季節だよ)

◇ 本文
・「結論」を最初に書く
・字下げしないで「左詰め」で書く
・1行12〜20語程度で改行する
・1段落3-4行程度で区切り、段落間は1行分空ける
・フォントは「Arial」「Century」「Times New Roman」がおすすめ
・フォントサイズは10-12 pt が一般的
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・対面で「紹介された」と話すときは「introduce」
・手紙やメールで「紹介された」と書くときには「refer」
・「〜に関して」はビジネスメールでは「about」よりも「regarding」を好んで使う
・「Please」は文末に置くよりも、動詞の前に置く方がより丁寧な印象になる
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・Sorryはネガティブワードなのでできるだけ使わない。apologizeを使う。
 例: We apologize for the delayed response.
 (Weにしているのは、会社を代表して謝罪しているため)
・I know you are extremely busy, but ... .(お手数をおかけして申し訳ありませんが、)


◇ 締めの表現・結辞
・I look forward to doing business with you.
(お仕事をご一緒できることを楽しみにしております)
・I look forward to seeing you soon.
(近々お目にかかれることを楽しみにしています)
・Take care.
(お元気で)
※ It would be great if ... . や I'd appreciate it if ... . で締めてもいい。
フォーマル
With best regards, /Warmest regards,
Yours sincerely, / Sincerely,
Best regards, / Kind regards,
Regards,
Thanks,
カジュアル
※ 「Best regards, 」(米国)、「Yours sincerely,」や「Sincerely,」(ヨーロッパ)なら問題ない

◇ 著名
・名前、役職、部署、会社名、住所、電話番号の順番で書く
・名前の後に性別を示す(Ms.)または(Mr.)を記入する
・電話番号やFAX番号は国番号(日本の場合は+81)から表記する
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■ 例文
◇  展示会の役割分担
Subject: Work-sharing meeting for the trade show
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Dear XXX,

I hope things are well with you.

We will hold our work-sharing meeting for this year's trade show.
I realize you are very busy but we would like you to attend the meeting.

The details of the meeting are listed below:
Date and Time: Oct. 29(Monday) 3:00 pm to 4:30 pm
Location: Conference Room #3

Please contact me if you can't attend.

Best regards,
YYYY
...........................................
Hiromi Kurata(Ms.)
Overseas Department
ABCD Global, Inc.
5-7-3 Kita Azabu, Minato City,
Tokyo, Japan XXX-XXXX
Tel/FAX: +81 Y-ZZZ-AAAA
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Subject(件名): 展示会の役割分担について
XXXさんへ
お元気でいらっしゃいますか。
今年度の展示会における役割分担についての会議を開催いたします。
ご多忙のところ恐れ入りますが、ご出席いただきますよう、
よろしくお願い申し上げます。
詳細は以下の通りです。
日時:10月29日(月)15時〜16時30分
場所:第3会議室
ご欠席される場合にはご連絡をいただけますか。
以上、どうぞよろしくお願い申し上げます。
YYYY
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◇ 自己紹介&アポ取り
Subject: Meeting request: your new marketing services
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Dear Mr. XXX,

I am writing to you for the first time.

My name is YYYY.  I am the manager of the Sales Department at ABC Corporation.
Mr. ZZZZ referred me to you.

I am contacting you regarding your company's new marketing services.
I would appreciate it if you could give me an opportunity to visit your office to discuss this in detail.
Could you please let me know your availability ?

I look forward to hearing from you.

Best regards,
YYYY
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Subject(件名): 御社の新しいマーティングサービスについて打ち合わせのお願い
XXX様
初めてご連絡をさせていただきます。
私はYYYY(名前 名字)と申します。ABC会社のセールス部門のマネージャーをしております。
御社のZZZZ様からご紹介いただきました。
御社の新しいマーケティングサービスの件で、連絡を差し上げました。
より詳細な打ち合わせのために御社をお訪ねさせて頂ければ幸いです。
ご都合を教えて頂けますでしょうか?
ご返信をお待ちしております。
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※ 添付ファイル: 「the attached file」「the attachment」

◇ 同僚と会議の確認
Subject: Confirmation of sales budget meeting (April 20)
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To whom it may concern,

The details of our next sales budget meeting are as listed below:
Date and time: April 20 (Wed) 9:30 an to 10:30 am
Place: Conference Room A
Agenda: Next term budget proposal

Please make sure all those concerned will be present, and review the attached file before attending the meeting.

If you can't attend, could you let us know as soon as possible ?

Best regards,
YYYY
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Subject(件名): 4月20日の予算会議の確認
関係各位(「Dear All,」「Dear Everyone」(皆様へ)と言い換えることもできる)
次回の営業予算会議は下記の要領で開催いたします。
日時:4月20日(水)午前9:30-10:30
場所:会議室A
議題:時期予算案について
関係者は全員出席してください。
そして、会議に参加する前に添付ファイルに目を通しておいてください。
出席できない場合は、できるだけ早くご連絡いただけますでしょうか?
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※ 添付ファイル: 「the attached file」「the attachment」

◇ 同僚に資料作成依頼
Subject: Request for making presentation materials
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Hi XXX,

Could you do me a favor ?

Would it be possible if I ask you to make presentation handout materials ?
It would be great if you could complete this by Friday 10.

Many thanks in advance.

Best regards,
YYYY
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Subject(件名): プレゼンテーション用資料作成のお願い
XXXさん、こんにちは。
お願いがあるのですが。(CouldをCanにするとよりカジュアルに)
プレゼンテーション用配布資料を作っていただけないでしょうか?
10日の金曜日までに作成していただくと、とても助かります。
ぜひ、よろしくお願いいたします。
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※ Many thanks in advance.で先にお礼を言いますという意味。依頼を引き受けてくれる確信があるときのみに使う。

◇ 取引先を見本市へ招待
Subject: Invitation to ABC Trade Show in June
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Dear Mr. XXX,

I hope things are going well with you.

We will be holding the ABC Trade Show at the International Center on June 1-3.
We would be delighted if you could attend.

Please R.S.V.P. by May 25.

We look forwad to seeing you there.

Best regards,
YYYY
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Subject(件名): 6月に開催するABC見本市のお誘い
XXX様
お元気でいらっしゃいますか。(相手を気遣う一文。相手と距離を縮めたいときに使う)
6月1日から3日、インターナショナルセンターにおいてABC見本市を開催いたします。
ご都合がよろしければぜひ参加ください。
5月25日までに返事をください。(R.S.V.P.=「Repondez S'il Vous Plait(返信をください」というフランス語を略したもの。ビジネスメールでよく使われる略語)
会場でお会いできますことを楽しみにしております。
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※ 「would」や「could」で丁寧な表現にしている。

◇ 取引先への返事の催促
Subject: Friendly reminder: Your schedule of possible dates
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Dear Mr. XXX,

We have been waiting for schedule of possible dates.
I would be grateful if you could confirm your availability by tomorrow moning.

Looking forward to hearing from you.

Best regards,
YYYY
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Subject(件名): 都合のいい日程をお知らせください。
XXX様
日程のご提案をお待ちしています。
明日の午前中までに、ご都合をお知らせいただけると大変助かります。
お返事をお待ちしております。
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※ 「Friendly remenber」は「念のために」となり、柔らかい表現
※ 通常「弊社」「当部署」「当方」という意味を示す場合は「We」を使う
※ 期限に関するお願い
・by January 7(1月7日までに)
・by the end of the day(本日中に)
・before 3:00 pm on Tuseday(火曜日の午後3時までに)
・as soon as possible(大至急)

◇ アポイントのお願い(高度な記述)
Subject: Request for appointment
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Dear Dr. XXX:

I was highly impressed to read about your new XYZ material in the Journal of New Material, and I would be extremely grateful if you would give me the opportunity to discuss it with you.  I am ZZZZ of the R&D division of ABC Corporation.  As you may know, we are one of the largest cosmeticx producers in Japan.

We are very interested in the possibility of applying your XYZ material in the field of cosmetics.

I am visiting London in the first week of August.  It's unfortunate that my trip is so short, but I would really appreciate any time you could make available for me on the 3rd, 4th, or 5th of August.  For your information, and if you have no objections, I will be accompanied by an imterpreter.

Thank you for your very kind attention.  I am looking forward to hearing from you and to meeting you in person.

Sincerely,
YYYY
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Subject(件名): アポイントのお願い
XXX博士
 学会誌「ニューマテリアル」の新規素材XYZについて拝読し、とても感銘を受けました。もしお会いできる機会をいただけますと非常にありがたいです。私は日本の大手化粧品会社ABC社の開発部門、ZZZZと申します。
 化粧品分野において、我々はXYZ素材の可能性についてとても興味を持っております。
 8月の最初の週にロンドンに行く予定で、残念ながら滞在時間はとても短いのですが、もし8月の3,4,5日にお時間をいただけますと大変ありがたいです。差し支えなければ、通訳を同行させる予定です。
 お読みいただきありがとうございます。お返事と面会できることを、楽しみにしております。
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※ 「extremely」は年の離れた人に適切な表現
※ 用件を端的に伝えてから名乗る
※ 文末の挨拶は丁寧に。最後の一押しの表現

◇ 契約状況(高度な記述)
Subject: Status of contract
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Dear XXX,

I'm very sorry to report this, but AAA Corporation has decided with regret that we must cancel future orders with BBB corporation.  Although we recognize the high quality of BBB Corporation's products, we were no longer able to resist the demands from our own clients for reliable delivery of components.

If in the future you are able to overcome the distribution breakdowns that have frankly caused us so many problems, we will be very happy for the opportunity to consider your products once again.

Best regards,
YYYY
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Subject(件名): 契約状況
XXX様
 大変申し訳ないですが、当社は残念ながら御社との今後の取引を終了することを決定しました。御社製品の品質は評価しているものの、我々のお客様からの納期の信頼性に対する要求に、もはや応えられない状況です。
 もし今後、当社に多くの問題をもたらした遅延について改善されることがありましたら、御社製品について喜んで検討させていただきます。
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※ 最初に詫びる。今後の取引を終了するのは「本意ではないが」とにおわせる。
※ その気がなくても、先方への気遣いを入れてよい

◇ XYZについて面会のお願い(高度な記述)
Subject: Request for a meeting about XYZ
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Dear Dr. XXX:

I recently learned about your impressive work in the development of new materials in the Journal of New Materials.  Since I work in the R&D Division of ABC Cosmetics, I'm especially interested in the new material you called XYZ.

It would be a great honor for me if you could meet with me for 30 minutes to discuss the possibility of licensing this material for the use in cosmetics.  I will be in London from August 1 to August 7 on business, and I am mostly available on the 3rd, 4th, and 5th.  If you could give me a time and location convenient for yourself, I will arrange my schedule around yours.  I'm afraid my English isn't very good, so I would like my translator to also be in attendance, if you don't mind.

Thank you in advance for your kind consideration.

Sincerely yours,
YYYY
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Subject(件名): XYZについて面会のお願い
XXX博士
 学会誌「ニューマテリアル」で先生の新たな新素材についての興味深い論文を拝読しました。ABCコスメティクスの開発部門で働いており、XYZと名づけられた新素材に特に興味を持っております。
 新素材の化粧品への可能性について、30分ほどお時間をいただけますと大変ありがたいです。8月1-7日にロンドンに滞在予定で、3,4,5日は空いております。ご都合の良いお時間と場所がございましたら、スケジュールを合わせる予定です。英語が不得意なため、お嫌でなければ通訳を同行予定です。
 よろしくお願い申し上げます。
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※ 著名を記載するので、名乗らなくてもよい。

◇ 今後の取引についての決定(高度な記述)
Subject: Decision about future relationship
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Dear Mr. XXX:

I'm sorry to have to inform you that we have officially decided to discontinue all future orders to XYZ.  This decision was made in accordance to the Contract (Article 1-3) signed on March 17, 2013.

The reason is delayed deliveries.  As you know, sice shipments started two months ago, there have been four late deliveries.  The fourth delivery was a week late.  This has resulted in serious delays in our production schedule.  We made this decision to protect our reputation.

Sincerely yours
YYYY
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Subject(件名): 今後の取引についての決定
XXX様
 XYZについての今後の注文は行なわない、という社としての決定をお伝えしなければならないことをお許しください。本決定は2013年3月17日に取り交わした契約事項1-3に従ってのものです。
 理由は発送の遅れによるものです。ご存知の通り、2ヶ月前から納入が開始されましたが、4回の遅延があります。4回目の遅延は1週間で、我々の製造工程に深刻な遅れをもたらしました。当社の評判を守るための決定です。
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※ ひとまずわびてから本題に入る
※ これまでの事実関係をしっかりと列挙する

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■ 仕事の依頼
・相手がきちんと仕事をしてくれる人なら、下記の1-3の表現がおすすめ
(相手がこちらの依頼を断る余地を残した控えめな要求。このなかでビジネスメールでは「Could you」がよく使われる)
・相手が依頼になかなか応えてくれない人で、締め切りが迫っているような場合には、4-6の強い表現が有効

◇1. 希望の伝達(相手への強勢度 50%)
 とても丁寧な依頼表現。相手に断る余地を十分に残している
・Do you think you will be able to send it ?
(〜できると思いますか)
・Can you send it ?
(〜できますか?)

◇2. ソフトな依頼(相手への強勢度 60%)
 丁寧な依頼表現。相手に断る余地を残しているが、こちらの積極的な意思が表れている
・I hope you'll be able to send it.
(〜していただければと思います)
・Do you mind sending it ?
(〜してもらってもよろしいですか?)

◇3. ソフトかつポジティブな依頼(相手への強勢度 70%)
 丁寧な依頼表現で、ビジネスメールで最も多い言い回し
・Could you send it ?
(〜していただけますか?)
・I'd like to ask you to send it.
(〜するようにお願いしたいと思います)

◇4. 締め切りがある仕事の依頼(相手への強勢度 80%)
 礼儀正しい依頼だが、相手には多少無理でも対応してもらわないと困る場面に使う
・I think we need you to send it by Friday.
(〜してもらう必要があると思います)
・I need you to send it by Friday.
(〜してもらう必要があります)

◇5. ソフト〜普通程度の指示・命令(相手への強勢度 90%)
 指示としては丁寧だが、相手に断る余地を与えていない
・Would you send it by Friday ?
(〜してもらえますか?)
・Please send it by Friday.
(どうぞ、〜してください)

◇6. 直接的な命令(相手への強勢度 100%)
 断る余地を全く与えていない。ほぼ100%相手を従わせる前提
・We require you to send it by Friday.
(〜することをあなたに要求します)
・You must send it by Friday.
(あなたは〜しなければなりません)
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■ 英文メールで覚えておくと便利なフレーズ
・This is to remaind your of our  e-mail dated December 7th.
 (12月7日付けのメールは届いておりますでしょうか)
・It would be most helpful if you could look into this matter.
 (本件につき、ご検討いただければ幸いに存じます)
・Would you be interested in writing a summary of this report ?
 (このリポートの要約を書くことにご興味はおありでしょうか?)
・Would you mind sharing with us your idea on this matter ?
 (この件につき、お考えをお聞かせ願えますでしょうか?)
・Please be informed that I will be out of the office tomorrow.
 (明日はオフィスを留守にいたします)
・If you have any questions, please feel free to contact us at any time.
 (何かご質問がありましたら、いつでもご連絡くださいませ)
・Your assistance would be most appreciated.
 (お力添えいただければ幸いに存じます)
・Thank you for your attention on this matter.
 (本件へのご対応、誠にありがとうございます)
・Thank you very much for your cooperation in advance.
 (前もってご協力への感謝を申し上げます)
・Thank you for ... . We appreciate it.(してくださってありがとうございます)
 例: Thank you for visiting us yesterday.  We rally appreciate it !
 (昨日は弊社までお越しいただき、本当にありがとうございました)
・It would be great if you ... . (してください)
 例: It would be great if you could send it to me by Monday.
・I'd appreciate if if you ... .(してくださると幸いです)
 例: I'd appreciate it if you could send it to me by Monday.
・I'm afraid ... .(残念ながら)
 例: I'm afraid to inform you that we won't be able to meet the deadline.
 (残念ながら、期日に間に合わないことをお伝えしなければなりません)
・Sorry for ... .(について申し訳ありません)
 例: Sorry for teh late reply.
 (お返事が送れ申し訳ありません:カジュアルな言い方)
・We apologize for ... .(について申し訳ありません)
 例: We apologize for the late reply.
 (お返事が送れ申し訳ありません:丁寧な言い方)
・Why don't we ... .(しませんか)
 例: Why don't we meet in our office next week ?
 (来週、弊社でお会いしませんか?)
・How about ... .(しませんか)
 例: How about meeting in our office next week ?
(来週、弊社でお会いしませんか?)
・Let ue know ... .(を教えてください)
 例: Let us know when you might be available.
(ご都合のよい日程を教えてください)
・We are wondering if ... .(はできますか?/可能でしょうか?)
 例: We are wondering if we could get the ticket by Friday.
(チケットを金曜日までに頂くことは可能でしょうか?)
・Please find attached the file (you requested).
(ご依頼のありました)添付資料をご確認ください。
・Attached is the file (you requested).
(ご依頼のありました)添付資料をご確認ください。
  ※ ファイルを圧縮=compress the file, 解凍する=unzip the file または decompress the file
・If you have anything [または any questions], please [または do] let us know.
(ご不明な点がありましたらお教えください)
・I'm ZZ from XX Corporation, and I will be your new contact.
(XX会社のZZと申します。御社を担当させていただきます:初めての挨拶と自己紹介)
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■ 英文ビジネスメールで使える略語
・CNCL = cancel(キャンセル)
・BTW = by the way(ところで)
・Re = Regarding(について)
・FYI = For your information(ご参考までに)
・TBD = To be determined(未定・未確定)
・ASAP = as soon as possible(できるだけ早く)
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■ 参考文献
[1] Associe, 2013
[2] Associe, 2015
[3] Trendy, 2014
[4] Associe, 2012
[5] ENGLISH JOURNAL December 2008
[6] Trendy, 2013
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